Para permitir que sus clientes expedidores, colaboradores, servicios internos e, incluso, clientes destinatarios puedan disponer rápidamente de comprobantes de entrega, los transportistas deben implementar una gestión documental que implique la digitalización de sus comprobantes de entrega para ponerlos a disposición en Internet para su consulta.
A causa de los importantes volúmenes de documentos diarios gestionados por los mensajeros y las demandas crecientes de los clientes expedidores, esta práctica exige una organización dedicada, una capacidad de procesamiento importante y una infraestructura técnica sólida y segura, dado que está abierta en Internet.
Por supuesto, es posible gestionar internamente un procesamiento de este tipo, pero son muchas las empresas que se han dedicido por la subcontratación puesto que esta tarea de gestión documental no es la función principal del personal de logística.
Muchas de las grandes empresas de transporte europeas, como DHL, GEFCO, GEODIS, GLS, HEPPNER, MORY, NACEX y SERNAM entre otras, confían este tipo de gestión a Neopost ID por medio de la solución neoPod© Advanced.
Un servicio completo dedicado a la gestión de comprobantes de entrega
neoPod© Advanced es una solución en modo "Servicios gestionados" dedicada completamente a la gestión documental de los comprobantes de entrega de los responsables mensajería urgente y/o paquetería.
Esta estrategia de servicio permite disponer rápidamente de una solución actualizada y comprobada. Permite digitalizar y gestionar los documentos y recursos técnicos deseados para desarrollar y alojar una solución sin necesidad de realizar grandes inversiones en recursos. En conclusión, es la fórmula ideal para ayudarle en el desarrollo y la estacionalidad de su actividad sin que por ello deba comprometerse con nuevas inversiones informáticas y humanas.
Para que el servicio se adapte a las necesidades específicas de cada empresa, adoptamos un enfoque personalizado con un soporte durante el proyecto por un representante de Business Support asignado al proyecto.
Los procesos de digitalización se adaptan, según la estructura de los documentos, para garantizar la mejor indexación posible a partir de los datos de negocio.
El sitio web de alojamiento y consulta de documentos se personaliza con sus colores corporativos para convertirse en SU solución.
Todos sus documentos se procesan en nuestros centros de digitalización para que pueda disponer de ellos por Internet en menos de 24 horas. Posteriormente, se clasifican y se archivan en nuestros almacenes durante todo el periodo de validez del contrato. Los documentos pueden depositarse en nuestros centros, o enviarse por correo, o transmitirse por fax si se suscribe a la opción neoFax.
Según sean sus necesidades, los documentos se pueden consultar desde su sitio neoPod© Advanced o a través de enlaces de tipo URL/API que permiten un acceso directo a las imágenes desde su programa de ERP o CRM o desde cualquier otro sistema de información.
La información y los documentos digitalizados se alojan en nuestro Centro de servidores de Neopost.
Nuestra infraestructura se basa en 2 sitios de alojamiento distintos, conectados por fibra óptica, con repartición de carga y duplicación de datos a tiempo real, lo que garantiza la alta disponibilidad de su información.
Los clientes que trabajen con colaboradores que también hayan elegido el servicio neoPod Advanced, pueden disponer de pasarelas que permitan el acceso a los comprobantes de las entregas encomendadas a dichos colaboradores.
Para cualquier tipo de solicitud de copia o de documentos originales, nuestro servicio de Soporte técnico al cliente se encuentra a su disposición de lunes a viernes, de 8:30 a 19:00 h.
Una solución evolutiva para acoger su Track&Trace
En el campo del transporte de mercancías, el seguimiento de los paquetes y los comprobantes de entrega van a menudo de la mano. neoPod© Advanced permite integrar la dimensión Track&Trace en la base documental para transformarla en una exhaustiva base de datos Track&Trace accesible mediante Internet. De este modo, el proceso íntegro de seguimiento está disponible desde un único sistema.
Si desea obtener información adicional, le invitamos a consultar la gama Track&Trace en la sección Soluciones.
Una solución evolutiva que aporta valor añadido a su gestión documental
Si está buscando una solución para la gestión documental más completa, para poner a disposición de sus clientes, colaboradores y agencias otro tipo de documentos como facturas, correspondencia, contratos, expedientes de litigios, etc., tal y como ya hemos hecho para determinados clientes, proponemos actualizar la carpeta "Documento" con la carpeta "Carpeta electrónica" de su solución neoPod© Advanced.