En el fletamento, es decir, el transporte directo de domicilio a domicilio de lotes parciales o completos de mercancías, el seguimiento de los envíos se encuentra en pleno desarrollo. Para mejorar la visibilidad de la cadena de suministro y optimizar el proceso de facturación, los industriales y distribuidores exigen cada vez más a los transportistas de logística que les proporcionen los mismos servicios de seguimiento que se ofrece en mensajería urgente y paquetería, con el fin de estar informados del envío de mercancías y obtener los comprobantes de entrega.
La necesidad de realizar un seguimiento es real pero su implantación es más difícil que en la mensajería ya que los fletes no transitan por plataformas equipadas con herramientas de seguimiento (lectores de códigos de barras, cámaras, cadenas de lectura, etc.) y, a menudo, estos servicios son encargados a empresas subcontratadas. Además, el colaborador de fletado suele efectuar las entregas con sus propios documentos, hecho que conlleva una limitación importante en la gestión documental de los comprobantes de entrega: la diversidad de los documentos de entrega que deben tratarse.
Una gestión eficaz de los comprobantes de entrega de los fletamentos aporta ventajas tanto al cliente expedidor como al transportista de logística para optimizar su facturación y los flujos de caja.
Para dar respuesta a esta problemática, Neopost ID ha desarrollado la solución neoPod® Freight con la colaboración de grandes empresas transportistas fletadoras y basándose en su experiencia en la gestión de comprobantes de entrega en mensajería.
Las grandes compañías de transporte europeas, como DHL, GEODIS y HEPPNER, confían este tipo de gestión a Neopost ID por medio de la solución neoPod© Freight.
Un servicio completo para la gestión de comprobantes de entrega
neoPod© Freight es una solución en modo "Servicios gestionados" que se dedica completamente a la gestión documental de los comprobantes de entrega de fletamentos.
Esta estrategia enfocada al servicio permite disponer rápidamente de una solución actualizada y comprobada. Permite digitalizar y gestionar los documentos sin tener que invertir en recursos humanos, ni en recursos técnicos para poder desarrollar y alojar su solución. En conclusión, es la fórmula ideal para ayudarle en el desarrollo y la estacionalidad de su actividad sin que por ello tenga que comprometerse con nuevas inversiones informáticas y humanas.
Para que el servicio se adapte a las necesidades específicas de cada empresa, adoptamos un enfoque personalizado con un soporte durante el proyecto por un representante de Business Support asignado al proyecto.
Los procesos de digitalización se adaptan, según la estructura de sus documentos (cartas de porte, CMR, resguardos de cualquier tipo), para garantizar la mejor indexación posible a partir de sus datos de negocio. Todos los documentos que no pueden ser objeto de una indexación automática, se indexan manualmente (o por vídeo codificación), lo que permite disponer de todos sus comprobantes de entrega en un plazo máximo de 48 horas tras la recepción.
El sitio web de alojamiento y consulta de documentos se personaliza con sus colores corporativos para convertirse en SU solución.
Todos sus documentos se procesan en nuestros centros de digitalización para que pueda disponer de ellos por Internet en menos de 24 horas mediante indexación automática y en menos de 48 horas mediante indexación manual. Posteriormente, se clasifican y se archivan físicamente en nuestros almacenes durante todo el periodo de validez del contrato.
Los documentos pueden depositarse en nuestros centros, o enviarse por correo, o incluso transmitirse por fax si se suscribe a la opción neoFax.
Según sean sus necesidades, los documentos se pueden consultar desde su sitio neoPod© Freight o a través de enlaces de tipo URL/API que permiten un acceso directo a las imágenes desde su programa de ERP o CRM o desde cualquier otro sistema de información.
La información y los documentos digitalizados se alojan en nuestro Centro de servidores de Neopost.
Nuestra infraestructura se basa en 2 sitios de alojamientos distintos, conectados por fibra óptica, con repartición de carga y duplicación de datos a tiempo real, lo que garantiza la alta disponibilidad de su información.
Para cualquier tipo de solicitud de copia o de documentos originales, nuestro servicio de Soporte técnico al cliente se encuentra a su disposición de lunes a viernes, de 8:30 a 19:00 h.
Una solución innovadora para estandarizar los documentos de entrega
Con el objetivo de estandarizar los documentos de entrega, proponemos que sus colaboradores de fletado puedan gestionar e imprimir las cartas de porte/CMR desde su sitio web neoPod© Freight. A partir de la información de negocio gestionada en su base de datos, volvemos a materializar el documento de entrega para producir un documento en formato PDF con identificación por código de barras. De esta forma, puede garantizar la calidad de la información que figura en los documentos de entrega, desarrollar su imagen gracias a la utilización de un único tipo de documento y optimizar la gestión documental al asegurar la indexación automática gracias al uso de códigos de barras.
Una solución innovadora para acoger su Track&Trace
Puesto que el seguimiento de los transportes y el comprobante de entrega van a menudo de la mano, neoPod© Freight permite integrar la dimensión Track&Trace en la base de datos documental para transformarla en una exhaustiva base de datos Track&Trace accesible vía Internet.
Mediante un número de teléfono único asociado a un servidor de voz interactivo y/o a través de un formulario de acceso por Internet, permitimos que sus colaboradores de fletado informen del estado de la entrega pocos minutos después de la entrega de los fletamentos. De este modo, el proceso íntegro de seguimiento está disponible desde un único sistema para sus clientes y para sus equipos internos.
Una bolsa de fletes privada para recompensar a sus colaboradores de fletado "preferidos"
Si está buscando una solución para la gestión documental más completa, para poner a disposición de sus clientes, colaboradores y agencias otro tipo de documentos como facturas, correspondencia, contratos, expedientes de litigios, etc., tal y como ya hemos hecho para determinados clientes, proponemos actualizar la carpeta "Documento" con la carpeta "Carpeta electrónica" de su solución neoPod© Freight.
Una solución evolutiva que aporta valor añadido a la gestión documental
En el marco de una lógica de gestión documental más completa, para que pueda poner a disposición de sus clientes, colaboradores y agencias otro tipo de documentos como facturas, correspondencia, contratos, expedientes de litigios, etc., tal y como ya hemos hecho para determinados clientes, proponemos completar su solución neoPod© Freight para pasar de la dimensión "Documento" a la dimensión "Carpeta electrónica".